Vol verwachting kom je op je eerste werkdag op kantoor. Geen account, geen telefoon en voor een toegangspasje moet je naar de bewaking. Wat een tegenvaller. Maar hoe moet het dan wel? Sjouke Vrijburg en Judette Frederiks doen er alles aan om jou een zo warm mogelijk welkom te geven.

Sjouke Vrijburg is programmamanager Innovatie Personeel Domein en daarbinnen trekker van het programma Instroom, Doorstroom, Uitstroom (IDU). Haar eigen welkom was zo’n 25 jaar geleden bij de Gemeentelijke Accountantsdienst, met haar eerste werkdag bij stadsdeel De Baarsjes. Sjouke: “Ik weet nog dat ik mij moest melden bij de receptie en dat het controleteam mij welkom heette. Er was verder vrij weinig geregeld. Een pasje was niet nodig en een mobiele telefoon had je niet. Collega’s wezen me de weg.”

'Als beste werkgever maak je meer kans om de beste mensen aan te nemen'

Begin bij het begin

Anno 2018 zijn de verwachtingen van potentiële werknemers hoger gespannen. Sjouke: “Er heerst gekte op de arbeidsmarkt én de gemeente Amsterdam heeft de ambitie om in 2020 de beste werkgever van Nederland te zijn. Als beste werkgever maak je immers meer kans om de beste mensen aan te nemen. We zijn bij het begin begonnen: de instroom. Zowel leidinggevenden als nieuwe medewerkers waren ontevreden over het proces en de interne controle vroeg erom. Het programma IDU is begonnen vanuit het antifraude-offensief: nieuwe medewerkers leggen nu zo snel mogelijk na hun eerste werkdag de ambtseed af. Dat is een belangrijke stap in goed ambtenaarschap. Vorig jaar werd de ambtseed vaak na twee maanden afgelegd, nu na de eerste week.”

De radertjes draaien

Laten we eens meekijken met nieuwe medewerker ‘Myriam’ die na haar studie rechten bij een overheidsorganisatie aan de slag wil. Het gevoel van welkom begint voor Myriam al bij de vacature voor juridisch beleidsmedewerker bij de gemeente Amsterdam: die valt op. Tijdens het hele wervingsproces heeft Myriam een positief gevoel en ze is blij als ze hoort dat zij het is geworden. Meteen na het arbeidsvoorwaardengesprek registreert Myriams leidinggevende haar als nieuwe medewerker in de selfservicedesk. Achter de schermen gaan alle radertjes draaien. Binnen een week ontvangt Myriam een mail met uitnodigingen voor het introductieprogramma ‘Ervaar Amsterdam’ en het afleggen van de ambtseed. Ook ontvangt ze een link naar een welkomstprogramma. Via haar smartphone kan ze informatie bekijken over hoe het zal zijn om te gaan werken bij de gemeente Amsterdam. Nog voor Myriam een stap op haar nieuwe werkvloer heeft gezet, weet ze wat ze kan verwachten.

‘Dat warme welkom laten we graag aan de manager over’

Klantvriendelijk voor manager

Sjouke: “Dit proces is het resultaat van een intensieve samenwerking om werkprocessen tussen disciplines als P&O, Facilitair, ICT en communicatie met elkaar te verbinden en naar voren te halen, direct na het arbeidsvoorwaardengesprek. Maar zonder de eerste stap van de manager gebeurt er niets. Daarom zijn we nu bezig om het proces voor de manager zo klantvriendelijk mogelijk te maken. Inzicht via de selfservicedesk helpt daarbij. De bos bloemen voor de nieuwe medewerker regelen we trouwens niet, dat warme welkom laten we graag aan de manager over.”

‘Ga maar lekker de krant lezen’

Onderdeel van het project om de instroom te verbeteren is de Welkomsttas. Judette Frederiks heeft de ontwikkeling hiervan overgenomen van Let, Guido, Brenda, Li en Sanne. Zelf begon ze zo’n vijftien jaar geleden bij handhaving. Haar werkplek was een garage bij de IJ-markt in Centrum. Judette: “Ik moest er al heel vroeg zijn, rond 7 uur, maar kon pas aan het werk als de handhavers naar buiten gingen. ‘Ga eerst maar lekker de krant lezen’ kreeg ik te horen. Ik moest een tijdje werken onder de naam van een collega, er was nog niets geregeld.”

‘Het idee was oude handhavings- en reinigingspakken te gebruiken’

Welkomsttas van oude pakken

Nieuwe medewerkers als Myriam kunnen straks op hun eerste werkdag bij het Amsterdams Servicepunt (ASP) de Welkomsttas ophalen. Frederiks: “Medewerkers van Pantar maken de tas van duurzame materialen. Het idee was oude handhavings- en reinigingspakken te gebruiken, maar met gemiddeld 1.200 nieuwe medewerkers per jaar is er te weinig materiaal. Nu krijgen sommige tassen details van die pakken. In de tas zit altijd een welkomstbrief, gedragscode en toegangspas en wat nodig is voor je functie: telefoon, tablet en/of laptop.”

Ren- en vliegwerk achter de schermen

Judette: “Als alles lukt, wordt de eerste Welkomsttas vóór de zomer uitgereikt. Ik ben nu met Jan en alleman aan het bellen om boven tafel te krijgen wie en wat er nodig is. Met medewerkers van het Servicepunt kijk ik wat nodig is om de Welkomsttas klaar te maken en wat op de dag van uitreiking moet gebeuren. Liggen er genoeg tassen in het magazijn? Ligt de juiste toegangspas klaar? Met 22 verschillende toegangssystemen is dat laatste een wereld op zich. Het uitreiken zelf moet soepel gaan verlopen. Het ren- en vliegwerk vindt straks achter de schermen plaats. Het is een omvangrijk project, maar iedereen die meedoet is enthousiast!”