Marianne Groot werkt als informatiebeheerder bij Toezicht en Handhaving Openbare Ruimte. Ze is onaangenaam verrast als ze hoort dat haar baan een ‘verdwijnbaan’ is. “Wat is dat nu weer voor term? Banen verdwijnen niet, maar taken veranderen.”

Evert Giphart is teammanager Informatievoorziening bij Interne Dienstverlening. Net als Marianne beweegt hij zich in de wereld van het informatiebeheer: het beheren van alle informatie die in de gemeentelijke organisatie rondgaat. Die informatie moet in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ gehouden worden. Vroeger was dat papier. Tegenwoordig zijn het vooral bits en bytes.

Van 5 naar 1 miljoen poststukken

Marianne: “Ik heb de digitalisering vanaf het begin meegemaakt. Toen ik begon registreerden we alle post in een postboek. Al snel gingen we dat op computers doen. Ik heb ze allemaal langs zien komen: de floppy’s, de diskettes, de cd-roms, tot we uiteindelijk alle post- en archiefstukken in één systeem opnamen. Dat doen we nog steeds. Gaandeweg werd mijn takenpakket uitgebreid naar wat we toen PAZ noemden: Post- en Archiefzaken.”

‘Mensen die van oudsher bezig zijn met papieren poststukken krijgen steeds minder te doen’

Evert: “Het werk dat Marianne doet is de afgelopen 30 jaar zeker veranderd. De automatisering en digitalisering zat er vanaf het begin in. Maar het stond vooral ten dienste van het beheren van de papieren documentstromen in de organisatie. De laatste paar jaar is dat fundamenteel veranderd. 10 jaar terug kreeg de gemeente gemiddeld 5 miljoen papieren poststukken per jaar binnen. Nu is dat nog maar 1 miljoen. Daarvoor in de plaats gekomen is e-mail, Twitter, WhatsApp.

Dat heeft twee gevolgen: mensen die van oudsher bezig zijn met het verwerken en bewaren van papieren poststukken en archieven krijgen steeds minder te doen. En we moeten ons bezinnen op hoe we met al dat digitale materiaal omgaan. Dat maakt dat er nieuwe taken ontstaan. De gemeente moet zich nu eenmaal voor alles wat ze doet kunnen verantwoorden. Je moet alles kunnen terugvinden. En als je iets hebt weggegooid moet je kunnen vertellen waarom en wanneer. Dat lukt ons nog maar net.”

Informatie moet stromen

Marianne: “Informatie is als water: het moet stromen als je de kraan opendraait. Maar het gebeurt steeds vaker dat er niets komt. Omdat de informatie is weggelekt. Het is mijn taak om ervoor te zorgen dat dat niet gebeurt. Hoewel we dus steeds minder met papier werken, ben ik nog wel van waarde. Want als ik ergens verstand van heb, is het wel het beschikbaar houden van informatie.”

‘Hoewel we steeds minder met papier werken, ben ik nog wel van waarde’

Evert: “De gemeente wordt de laatste jaren overspoeld met Wob-verzoeken (Wet openbaarheid bestuur). Dat was vroeger een klusje voor een jurist: die zocht de juiste dossiers bij elkaar, lakte hier en daar wat privacygevoelige informatie weg en hup. Maar dat gaat steeds moeizamer. Een mooi voorbeeld van de toegevoegde waarde van informatiebeheer is dat we samen met de informatiecommissaris en de klachtencoördinatoren een informatiebeheer-taskforce in het leven roepen. Die kan helpen om de gevraagde informatie op tafel te krijgen.”

De manager is de klos

Marianne: “Als ik niet oppas heb ik geen werk meer. Daar ben ik me heel goed van bewust. Daarom ben ik, naast mijn traditionele taken, steeds bezig om de organisatie te bevragen: waar zitten de informatielekken, wat heb je nodig om je werk goed te kunnen blijven doen? Dat is een verschuiving van mijn taken, maar niet minder noodzakelijk.”

‘Welke banen zijn over 5 of 10 jaar verdwenen? Niemand weet het’

Evert: “Als je boventallig bent in deze organisatie is er van alles mogelijk. Er zijn regelingen, trajecten, er is bescherming. Maar als je een baan hebt die verdwijnt door digitalisering of robotisering, dan is er niks. Er wordt niet voldoende over nagedacht. Welke banen zijn over 5 of 10 jaar verdwenen omdat ze door computers of machines worden uitgevoerd? Niemand weet het. Het overkomt je. En nu is het vooral nog aan de manager om daar oplossingen voor te bedenken. Dat moet veranderen. Dit is een onderwerp dat organisatiebreed opgepakt moet worden.”

‘Waar banen verdwijnen, verschijnen ze ook weer’

Aldert Bergstra is sinds 2 maanden projectleider leerwerktrajecten. In die functie houdt hij zich ook bezig met zogenaamde verschijn- en verdwijnbanen. De term verdwijnbaan is nieuw, maar het verschijnsel is van alle tijden. Vroeger was dat misschien een kwestie van pech gehad, maar tegenwoordig heeft de werkgever er wel degelijk aandacht voor.

Aldert: “Het zijn communicerende vaten: waar banen verdwijnen, verschijnen ze ook weer. Maar anders. Ik ben het eens met Marianne als ze zegt: ‘banen verdwijnen niet, ze veranderen’. Er is niet 1 keiharde aanpak van verdwijnbanen. En Evert heeft gelijk als hij zegt dat er geen beleid is. Maar is beleid wel de oplossing? Verdwijnbanen laten zich moeilijk voorspellen. Sommige banen zouden jaren geleden al verdwenen zijn, maar bestaan nog steeds. De wereld ontwikkelt zich weerbarstiger dan wij kunnen voorzien.”

‘Het is geen probleem, maar een kans’

“De mensen die werken in banen die dreigen te verdwijnen of grondig te veranderen, hebben daar meestal zelf het beste zicht op. Mijn oproep is om niet je kop het zand te steken, maar aan de bel te trekken. Wat gaan automatisering en robotisering voor mij betekenen? Klop aan bij je manager, en als die doof blijft, kun je altijd terecht bij het Carrièrecentrum. Medewerkers in zo’n positie hebben zelf vaak goede ideeën over wat goed voor ze zou zijn. De organisatie moet daar gebruik van maken. Het is geen probleem, maar een kans.”