Wat is DFA?

Wethouder Udo Kock: “We zijn op weg naar één uniforme administratie voor de hele gemeente. Dat is DFA, dat staat voor doorontwikkeling financiële administratie. Dat houdt in dat we van AFS naar AFS 2.0 gaan, een nieuw systeem, met nieuwe processen en spelregels en één manier van boeken. Dat vraagt veel van de medewerkers, en betekent veel voor de systemen en de processen.”

Was er dan nog niet één administratie?

“Nee, we hadden bij rve’s en stadsdelen 44 verschillende administraties waarin iedereen op zijn eigen manier werkte. Daarvan maken we nu één administratie. We hebben al één administratief systeem, het Amsterdams Financieel Systeem, AFS. Maar iedereen werkt nog op zijn eigen manier in dat systeem, dus er wordt nog op 44 verschillende manieren boekgehouden.

We zijn nu bezig met de doorontwikkeling van AFS naar AFS 2.0, een systeem waarin iedereen op dezelfde manier boekhoudt. Als iedereen de accounting op dezelfde manier doet, zijn begrotingen veel inzichtelijker en kunnen de financiële rapportages zoals de jaarrekening beter en sneller gemaakt worden. En dan kan er veel beter gestuurd worden. Het is een hele belangrijke stap in het versterken van onze gemeentefinanciën en het beheer daarvan.”

Dus in AFS 2.0 doet iedereen de boekhouding op dezelfde manier. Wat houdt AFS 2.0 nog meer in?

“Er zijn bijvoorbeeld financiële werkprocessen vastgesteld, zodat ook iedereen op dezelfde manier werkt. Zoals voor het proces van bestellen tot en met betalen, of voor het verwerken van omzetstromen voor Amsterdam. Daarbij zijn ook maatregelen genomen om fraude en of financiële fouten te voorkomen. Bijvoorbeeld door functies te scheiden waar nodig is. Zo wordt het vier ogen principe nu geëist bij de goedkeuring van een factuur. Een factuur moet nu door een prestatieverklaarder én door een budgethouder goedgekeurd worden. Ook moet voor alle bestellingen vanaf 1000 euro een inkooporder aangemaakt worden, voor een betere beheersing van de budgetten.”

Wanneer gaat AFS 2.0 in?

“Eind december vindt de overgang plaats, zodat we in januari 2017 kunnen starten in het nieuwe systeem AFS 2.0. Momenteel wordt hard gewerkt aan de voorbereiding hiervan, en vinden er trainingen plaats voor medewerkers en managers die straks met AFS 2.0 gaan werken.”

Voorziet u risico’s?

“Risico’s zijn er altijd en zeker bij zo’n enorme ingewikkelde operatie. Het gaat erom de risico’s beheersbaar te houden. Er is een heel transitiescenario om de risico’s te beheersen, met een fasering. Toch kan ik kinderziektes niet uitsluiten. Dat hoort nu eenmaal bij zo’n grote verandering die gaat om standaardisatie en centralisatie van werkzaamheden, in een gemeente waar zo’n 13.500 mensen werken. Maar een centrale administratie is absoluut noodzakelijk voor een goed financieel fundament voor Amsterdam.”