Vijf afdelingen experimenteren met de ‘Nieuwe Amsterdamse Gesprekscyclus’, als opvolger van ons huidige beoordelingssysteem. “Managers en medewerkers geven straks samen invulling aan de manier waarop zij de cyclus invullen.”

Lineke van Opzeeland voerde al zo’n nieuw gesprek met haar manager. Ze werkt voor Schooltuinen en Natuureducatie. Wat is nog het nut en de noodzaak van personeelsgesprekken? Lineke: “Ik ben zelf niet zo van ‘beoordeling’. In de nieuwe cyclus heet het ‘evaluatie’. Daar ben ik al blij mee. De noodzaak is denk ik om als medewerker en manager met elkaar in gesprek te blijven. Dat is altijd belangrijk. Als het in een gesprek niet over cijfers of letters hoeft te gaan, kun je in woorden heel goed uitdrukken hoe je met elkaar samenwerkt en of dat naar tevredenheid is. Wat mij betreft wordt het dan een eerlijker gesprek.”

Michael Zant, werkzaam voor de afdeling organisatieontwikkeling van Personeel en Organisatie: “Iedereen verdient een gesprek, maar wel een betekenisvol gesprek. Er kwamen zoveel signalen binnen over het huidige beoordelingssysteem: ‘Ik moét met iedereen drie keer per jaar een gesprek hebben, het pvb-formulier knelt, het is voor de organisatie maar niet voor mij, het is achterhaald, vervelend, het moet anders...’”

Wensen en behoeften in kaart

Michael: “Samen met collega Heerco Feenstra van organisatieontwikkeling zijn we meteen aan de slag gegaan om de belemmeringen en ervaringen inzichtelijk te maken, maar vooral de wensen en behoeften. Dat was afgelopen najaar. Hoe ziet de ideale situatie eruit? Hoe vaak spreken we elkaar, wat leggen we wel vast en wat niet? We hebben gekeken hoe andere bedrijven het doen en vakliteratuur erop nageslagen. Dat heeft geleid tot een concept opzet voor ‘de Nieuwe Amsterdamse Gesprekscyclus’(NAG).”

‘Belangrijker nog is de aandacht voor zingeving, werkplezier, gezondheid en vitaliteit’

“Een aantal onderwerpen geeft richting aan de inhoud van het gesprek. Natuurlijk gaat het nog steeds óók over wat er van je verwacht wordt en de kwaliteit daarvan. Maar belangrijker nog is de aandacht voor onderwerpen als zingeving, werkplezier, gezondheid en vitaliteit. Met de NAG bieden we een basis. Managers en medewerkers geven samen invulling aan de manier waarop zij de cyclus invullen. We gaan van drie gesprekken naar één verplicht gesprek: het jaarlijkse evaluatiegesprek met eindconclusie.”

Moodboard

Lineke experimenteerde er al mee. “Ik heb een moodboard gemaakt als basis voor mijn gesprek. Wat is voor mij belangrijk dit werkjaar? En ik wil mijn talent en ervaring inzetten. Daar heb ik symbolen bij gezocht. Ik merkte aan mijn manager dat ze aandachtig luisterde naar mijn uitleg. Ik voelde me gehoord en gezien als mens.”

Michael glimlacht van oor tot oor: “Dit is een prachtig voorbeeld van hoe je op een onconventionele en kwetsbare manier onderwerpen als zingeving, samenwerken en integriteit bespreekbaar maakt.” 
De energie van het gesprek spat er nog vanaf bij Lineke: “Ik durf te beweren dat de samenwerking tussen mij en mijn manager sinds dat gesprek beter is geworden. Zij zag mij en ik haar. Het zachte gesprek heeft me heel gelukkig gemaakt. Ik kon woorden geven aan dingen om onze samenwerking te verbeteren.“

Al zet je het op een bierviltje

Michael licht toe: “Behalve de afdeling van Lineke experimenteren nog vijf afdelingen met de NAG. We bieden ruimte. Wat past bij jullie samen, als manager en medewerker? Al zet je het op een bierviltje. Maar een formulier invullen mag ook. Het is succesvol wanneer je een betekenisvol gesprek hebt gevoerd. Een gesprek waarin medewerker en manager elkaar zien en horen. De mens achter de functionaris, daar gaat het vooral om, de systematiek geeft daar ruimte voor. We zijn ervan overtuigd dat kijken naar de mens een positief resultaat heeft voor de stad.”